11 предложений, с которых не следует начинать электронные письм

Опубликовано:

Даже если ваши намерения искренние и профессиональные. 

Представьте, что вам на почту приходит такое сообщение. Вы не знаете отправителя, но вы все равно его открываете. Как далеко вы его дочитаете?

«Дорогой Джефф,

Надеюсь, вы весело проводите выходные! Я так уж точно. Хотя сейчас я еще задержался на работе, но вторую половину дня планирую провести с друзьями. Мы идем кататься на сноубордах. Жду не дождусь!

​Я пишу вам, чтобы узнать, не заинтересует ли вас…»

Вы продолжили бы читать? Вы бы вообще дочитали до второго абзаца? Отправитель попытался наладить контакт, и это понятно. Но, скажите, разве вам есть хоть какое-то дело до планов на выходные человека, которого вы даже не знаете?

Не думаю. Наоборот, вы сразу поняли, что ему определенно что-нибудь нужно, так, может быть, ему стоило бы с этого и начать?

Теперь представьте, что вы получили такое письмо:

«Мы бы очень хотели, чтобы вы пришли на наше шоу и рассказали нам о вашей книге. Наши подкасты регулярно попадают в топ-10 подкастов Apple, «набирающих популярность» в категории Бизнес…»

Вы бы читали дальше? Я прочитал.

Дело вот в чем. Все мы получаем письма, отосланные «вслепую», и все мы очень легко распознаем шаблонные фразы и наигранную дружелюбность. Даже если мы продолжаем читать, стандартное и банальное начало плохо влияет на наше впечатление от того, что последует дальше, и значительно уменьшает вероятность ответа на такое сообщения.

Думаете, я не прав? Скажите, сколько раз вы встречали подобную вступительную часть и продолжали читать?

«Я думал, что, возможно, стоить переспросить…»

Да, потому что я не ответил на первое ваше письмо. И почему же в этот раз я отвечу… особенно, когда дальше вы просто скопировали и вставили ваше предыдущее сообщение?

Такое начало также не сработает:

«На случай, если вы пропустили мое письмо…»

Возможно, я его пропустил.

Или, возможно, оно меня не заинтересовало.

Иногда получатель действительно может случайно пропустить ваше сообщение. Но вы же знаете, кому вы его отправляете. Если этот человек получает десятки непрошенных писем в день, как например, автор бестселлера «4-х часовая рабочая неделя» Тимоти Феррисс, то отсутствие ответа не значит, что он его не прочитал. Он не ответил, потому что он получает слишком много писем, чтобы лично отвечать на все. Если его заинтересовало, будьте уверенны – он отреагирует.

И даже если он не заметил ваше первое письмо, сформулируйте ваше второе письмо креативнее. Фраза «на случай, если вы это пропустили» заставит его проигнорировать ваше сообщение, даже если он его и начнет просматривать.

То же самое касается и:

«Я просто хочу убедиться…»

Иногда убедиться не помешает. Если я сказал, что я что-нибудь сделаю, и я этого не сделал, то, конечно же, напишите мне, чтобы убедиться, что все в силе. Стыдно признаться, но я иногда забываю то, что обещал.

Но если вы просто «убеждаетесь» или «переспрашиваете», или хотите узнать, «не пропустил ли» получатель вашего письма, то подыщите вступительную фразу получше.

Посмотрите, что вы писали в вашем первом письме. Скорее всего, речь шла о какой-либо выгоде – для вас. Найдите то, из чего сможет извлечь выгоду получатель. Всегда думайте в первую очередь о том, чем вы можете помочь, а не чем могут помочь вам.

«Надеюсь, это письмо застанет Вас в добром здравии».

Письма, начинающиеся с этого предложения, приходят мне на почтовый ящик, по крайней мере, четыре раза в день. И хотя я понимаю намерения человека, мне в голову сразу приходит две мысли. Во-первых, мне интересно, когда же в моду вернулись приветствия со времен Диккенса. И во-вторых, что важнее, это выражение прямо таки кричит «мы не знаем друг друга».

И хотя дружба должна с чего-то начинаться, «надеюсь, это письмо застанет Вас в добром здравии» не совсем то, с чего хотелось бы начать.

Это тоже верно для фразы:

«Надеюсь, у вас были отличные выходные».

Вполне себе приветствие, если оно исходит от друга (хотя, честно говоря, никто из друзей ни разу так мне не писал). Во всех остальных случаях это просто наигранное дружелюбие. Вопрос «какие впечатления от 24 часов Дейтоны?» покажет, что человек знает меня лично. Вопрос «когда выйдет в свет следующая книга?» покажет, что человек знает меня в профессиональном плане.

Безусловно, «надеюсь, у вас были отличные выходные» – это попытка быть приветливым. Но скажите: вы действительно хотите услышать ответ на этот вопрос? Вы реально хотите знать, как прошли чьи-то выходные? Не-а. На самом деле единственное, что вас интересует – это ответ по существу вашего электронного письма.

Со временем некоторые профессиональные отношения таки перерастают в дружбу. Но при первом контакте через электронную почту они всегда начинаются как профессиональные. Постарайтесь сначала установить именно такие отношения. А потом уже можно двигаться дальше.

Но ничего не выйдет, если вы сделаете вид, будто мы уже друзья.

«Вас, возможно, удивит…»

Нет, не удивит, потому что я не буду читать дальше. Как и фальшивое дружелюбие, подстегивание интереса звучит натянуто и пошло. Если вы действительно хотите меня удивить, то пожалуйста, валяйте, удивите меня вступительной фразой.

То же самое относится и к:

«А вы знали…?»

Не спорю, что задать вопрос – это способ заинтересовать читателя. Но не в первом же предложении! Поскольку мы все понимаем, что о какой бы проблеме мы ни знали, это именно то, на что вы потом предложите нам решение, скорее всего за деньги.

«А вы знали» и «Вас, возможно, удивит» – это явные сигналы о том, что далее последует рекламирование и расхваливание какого-либо продукта. Возможно, это и не является вашей целью, но именно это мы предполагаем.

Ну и еще несколько распространенных:

«Меня зовут…»

Я знаю, как вас зовут. Ваше имя указано в поле отправителя.

«Я хотел бы представиться…»

Иногда представиться – это неплохой вариант, но в большинстве случаев самый лучший подход – это сразу сказать, что вы можете сделать для получателя (или что вы от него хотите).

Потом, если его это заинтересовало, он захочет посмотреть, подходящий ли вы человек для оказания озвученной вами услуги (или же тот, кому бы ему хотелось помочь).

«Я знаю, что вы очень занятой человек…»

После этого обычно следует «но…» (это почти то же самое, что и «я знаю, что тебя это обидит, но…»). Признавать такое положение вещей и сознательно его игнорировать – это как-то не комильфо.

Если уж на то пошло, то лучше сэкономьте время получателя тем, что сразу перейдите к делу: меньше слов, больше сути.

«Я хочу попросить вас о маленькой услуге».

По моему опыту, по крайней мере, «маленькая услуга» никогда не оказывалась совсем уж маленькой. И ее формулировка тоже.

Вот способ получше. Недавно я получил вот такое письмо:

«В своей новой книге Дэниел Койл пишет о создании высокоэффективной команды. Я бы очень хотел пригласить его на свой подкаст, и я надеялся, вы можете дать мне его контакты».

Он, очевидно, знает, что я знаю Дэна, и название подкаста было указано в подписи письма. Простая и понятная просьба, а я всегда стараюсь помочь людям, которых я знаю, поэтому я переслал его письмо Дэну с коротким комментарием: «Хочешь, чтобы я передал ему твои контакты?» (Я не даю электронные адреса людей без их согласия.)

Дэн сказал «да». Такую услугу я всегда рад оказать.

Но если бы имейл начинался с чего-то вроде: «Я надеюсь, вы сможете оказать мне маленькую услугу. Меня зовут Вася Пупкин, и кроме того, что я являюсь директором компании Acme Industries, я записываю подкасты…»

Нет. Скорее всего, нет. Потому что, скорее всего, я не дочитал бы до места, где излагалась собственно суть просьбы.

Вот в этом все и дело. У вас могут быть благие намерения. Вы можете хотеть как лучше. Вы можете пытаться быть дружелюбными, вежливыми и профессиональными.

Но если вы начинаете ваши письма с вышеуказанных фраз, большинство людей предположит о вас самое худшее, а не самое лучшее.

Найдите другой способ быть дружелюбными, вежливыми и профессиональными – особенно если вы хотите, чтобы ваши письма дочитали до конца.

Автор: Джефф Хейден (Jeff Haden)
Источник: inc.com