9 вариантов удачной встречи (Ч.1)

Опубликовано:

Успешные лидеры знают, что встречи являются одновременно важными, но также и невероятно дорогими. В следующий раз, когда окажетесь на встрече, мысленно сложите почасовые ставки всех присутствующих в помещении. Затем, подсчитайте в альтернативных издержках, чего каждый человек мог достичь, вместо того, чтобы сидеть и слушать Стюарта из отдела  дистрибуции, описывающего относительные достоинства однослойных и двухслойных картонных коробок. Далее прибавьте, что бы вы могли делать вместо сидения на собрании. Заставляет задаться вопросом, зачем вообще проводить эти встречи, не так ли?

Тем не менее, иногда всё же нужно собраться; поэтому, когда будете проводить следующую встречу, используйте этот список в качестве руководства к тому, чего не следует делать.

Не будьте рабом часов.

Все мы мыслим круглыми цифрами. И ничего с этим поделать не можем. Кроме того, наши графики разделены на 30- или 60-минутные интервалы. Мы запрограммированы ожидать, что вещи начнутся и закончатся в определенное время, скажем, в 10:30, 9 или 3:30 – «круглые» числа. Таким образом, встреча, которая начинается в 9, обычно запланирована до 9:30, даже если на самом деле вам нужно всего-то 10 минут, чтобы принять решение. Напоминает это синдром более просторного дома: купив больший дом, вы каким-то образом умудряетесь заполнить его мебелью, хотя вам и не нужно ещё больше мебели.

Кроме того, присутствует фактор «на всякий случай»: раз уж мы все вместе собрались, давайте выделим немного дополнительного времени, на всякий случай. И что же всегда происходит? Вы заполняете это время. Вместо этого, решите заранее, как долго должна продлиться встреча, исключительно на основе того, какова его основная цель – и не более того. Затем, выделите на собрание ровно необходимое время. Сообщите всем, что встреча закончится вовремя, несмотря ни на что.

И не отклоняйтесь от графика. Сначала будет непросто, но люди быстро адаптируются, став намного более целенаправленными и продуктивными.

Подумайте также о том, чтобы начать 12-минутную встречу, скажем, в 9:18. Тогда она сможет закончиться в круглое время, и люди, не склонные менять установленный порядок вещей, смогут почувствовать, что их мир все еще имеет какой-то смысл.

Не отказывайтесь от встречи на «нейтральной территории».

Встречи – это не слова; встречи – это действия. Великие встречи решают проблемы, устанавливают новые курсы, создают планы действий. Большие встречи приводят к ощутимым результатам. Так зачем вообще стремиться встречаться в конференц-зале, где никогда не был произведён ни один продукт, ни одна услуга – ничего вообще?

Встречайтесь там, где и происходит действие – на месте существования проблемы или возможности. Не сидите в комнате и не смотрите друг на друга, когда можете сосредоточиться на проблеме, которую вы сообща пытаетесь исправить. Встаньте, выйдите, замарайте руки и сосредоточьтесь на действительном, а не на неосязаемом.

COW_v1.2.jpg

Не включайте информацию в свою повестку дня.

Никакая повестка дня не должна включать слова «информация», «подведение итогов», «обзор» или «обсуждение».

Успешные встречи часто имеют повестки дня, которые представляют собой не более одного предложения, например «Определить дату запуска продукта» или «Выбрать разработчика программного обеспечения для реорганизации базы данных».

Информация? Поделитесь ею перед собранием. Если мне нужно принять решение во время встречи, разве у меня не будет информации, необходимой для принятия этого решения, загодя? Отправляйте документы, отчеты и т. д. участникам встречи заранее. Проведение собрания для обмена информацией непродуктивно и отнимает у всех время – это для бездельников.

Не позволяйте людям «думать вслух».

Если кто-то на собрании говорит: «Я просто размышляю вслух …», оборвите их. Немедленно.

Зачем? Их мысли уже должны быть сформированы. Они должны проявлять конкретные идеи, основанные на информации, которую вы предоставили заранее. Не позволяйте людям размышлять вслух о полусырых концепциях, которыми они хотят поделиться лишь потому, что им нужно участвовать, или потому, что они хотят казаться умными.

Если это мозговой штурм, хорошо. В противном случае, ожидайте, что люди придут подготовленными, с полностью сформированными мыслями.

Продолжение читайте в следующей статье

Источник: www.inc.com