Недовольны стилем своего письма?

Опубликовано:

Разочарование. Тоска. Смущение. Беспокойство. Страх. Ненадежность. Я чувствовал все эти эмоции каждый раз, когда должен был написать сообщение, предложение, письмо или что-нибудь ещё на своей первой важной корпоративной работе. Отчего-то, я всегда полагался на проверку орфографии, да и грамматика моя была далека от совершенства – проблемы, которые причиняли мне неудобства ещё с начальной школы.

Я чувствовал, что все вот-вот обнаружат мой недостаток, и что я обречён на вечные неудачи. Однако решение пришло в мой кабинет в виде технического директора (и моего наставника). Он дал один совет, который, в конечном счете, очень сильно мне помог. Совет заключался в чтении. «Читай всё», сказал он. «Каждую газету, которая попадается на глаза, каждый журнал, который попадает в руки, каждую книгу, в которую выпадает шанс погрузиться. Читай, читай и ещё раз читай. Чтение – единственный способ увидеть, насколько хорошо пишут писатели. Это ключ к улучшению своего собственного письма».

Такой совет стал вдохновением и толчком, которые были так мне нужны. «Я собираюсь преодолеть свои трудности», подумал я. Потребовались месяцы, долгие месяцы, но могу сказать, что чем больше я читал, тем больше улучшалось мое письмо. Я чувствовал себя более уверенно. Я начал замечать все небольшие ошибки в своих письмах, текстах и сообщениях.

Хочу поделиться девятью советами, которые я узнал, способных сделать вас лучшим писателем.

Практика, практика, практика.

Я понял: лучший способ усовершенствоваться – это писать и применять на практике любые новые правила, или слова, которые узнавал. Рекомендую вам вести дневник, писать короткие рассказы или просто обмениваться электронной почтой с друзьями или семьей. Сконцентрируйтесь на работе над проблемными областями, которые могут у вас быть, или над ошибками, которые часто повторяются. Определенно не полагайтесь на проверку грамматики в одиночку.

В деловой переписке, «меньше» значит «больше».

Если вы хотите выразить мысль или передать информацию, сделать это четко и лаконично. Я понял, что люди не любят читать больше, чем им нужно. Экономия слов, как правило, улучшает качество вашего письма. Старайтесь не отклоняться от основной темы.

Говорите как человек, а не как машина.

В технической документации, жаргон может быть неизбежным, но попытайтесь как можно чаще использовать простой язык. Например, меня возмущает, когда я вижу людей, использующих ненужный жаргон и бессмысленную лексику. Я полагаю, что люди, которые используют бессмысленные и чрезмерно технические слова, на деле не пытаются сказать ничего по существу.

Исключите пассивный залог.

Я заметил, что люди часто используют омертвевший бюрократический язык. Однако, гораздо лучше использовать активный залог, который является более личным, прямым и позволяет составить более короткие предложения. Большинство людей предпочли бы услышать, «Мы вам напишем» вместо «Вы будете уведомлены в письменной форме».

Пишите один раз. Проверяйте дважды или даже больше.

Нет ничего более неловкого, чем нелепые опечатки. Конечно же, все мы их делаем. Но их легко отследить, если написать что-то, отложить текст в сторону на некоторое время, а позже перепроверить на предмет опечаток и ненужных слов. Пересмотр своего собственного материала также может помочь вам поймать ошибки в тоне письма, которые способны причинить неприятности впоследствии. Примите тот факт, что первые наброски, как правило, не лучшие, но редактирование всегда помогает.

Будьте профессионалом, но не слишком формальным.

Излишняя чопорность может оттолкнуть людей или исказить то, что вы пытаетесь донести.

Сохраняйте шаблоны.

Всякий раз, когда вы составляете особенно хорошее электронное письмо, предложение, памятку или другой документ, сохраните копию, которую можно будет адаптировать для последующего использования. Это сэкономит вам время и убережёт от повторения ошибок.

Не забывайте о призыве к действию.

Большинство бизнес-коммуникаций имеют цель – то, чего вы хотите добиться от адресата. Объясните действие, которое вы хотите от него увидеть, как вы бы это сделали в любой хорошей маркетинговой коммуникации для клиентов или потенциальных клиентов.

Хотя было время, когда я думал, что это положит конец моей корпоративной карьере, но теперь понимаю: плохие письмо и грамматика не оказались чем-то, что помешало мне развиваться или стать тем, кем я хотел. Кто бы мог подумать, что такой пугающий меня аспект превратится в то, что я люблю. Верьте в себя, в то, что вы станете лучше, и, со временем, все получится. Просто прилагайте усилия.

Источник: www.entrepreneur.com/article/282110