Планируйте совещания лучше при помощи дизайн-мышления

Опубликовано:

«Порой, сидя на совещаниях, особенно тех, на которых людей, кажется, не интересует происходящее, я подсчитываю трудозатраты. По моим оценкам всего одно обычное еженедельное собрание в моем отделе – то, где 50 людей с одновременно скучающими и озабоченными лицами сидят в типичном конференц-зале – обходится ежегодно примерно в 177 000 долларов, и, естественно, такой сценарий развития событий наблюдается повсеместно (в организации) несколько сотен раз на дню. Это истощает наш бюджет и порождает цинизм. Подумать только, сколько совещаний являются просто тратой времени».

Эти чувства, выраженное человеком, который записался на преподаваемый в Джорджтаунском университете курс лекций по теме «Организация совещаний», вам знакомы? Естественно, принимая во внимание следующие статистические данные:

  • Ежегодно организации проводят более 3 миллиардов совещаний.
  • Руководители тратят на собрания 40-50% своего рабочего времени, а это составляет 23 часа в неделю.
  • 90% людей соглашаются с тем, что во время совещаний витают в облаках.
  • 73% людей признаются, что на собраниях занимаются посторонними делами.
  • На каждом четвертом совещании обсуждаются вопросы, не имеющие отношения к его теме.

В то же время, правильно организованные собрания могут стать ключом к улучшению работы коллектива или выполнению задач, стоящих на повестке дня компании. Так как же добиться того, чтобы проводимые вами совещания приносили пользу, а не вред?

Забронировать переговорную комнату в Coworking Platforma Leonardo

С помощью концепции «дизайн-мышление», которая стала популярной благодаря учредителю компании IDEO Дэвиду Келли (David Kelly) и платформе Stanford’s d.school, сначала применялась для моделированию физических предметов, затем других продуктов (таких как технологические средства), а сейчас используется для решения более сложных вопросов в самых разнообразных сферах. Ее идея состоит в том, чтобы сосредоточить основное внимание на «опыте пользователя». Этот подход также работает с планированием совещаний.

Для начала отбросьте в сторону собственный опыт и программу совещания и вспомните о людях, которых оно коснется. Подумайте о них, задав 3 вопроса:

  1. Кто будет присутствовать в конференц-зале, и каковы их потребности?
  2. Кто будет отсутствовать на совещании, но, тем не менее, прочувствует на себе его результаты, и в чем они нуждаются?
  3. В какой культуре и среде вы вращаетесь и какие ее основные проблемы и перспективы?

Активно зондируйте людей, которые придут на собрание, или которых оно коснется, и общайтесь с ними – лучше всего с глазу на глаз. Даже если вы регулярно проводите совещания с неизменной группой людей, такие индивидуальные беседы могут помочь построить доверительные взаимоотношения, поднять на поверхность то, что сокрыто, а также сделать так, чтобы присутствующие на этих собраниях проявляли свою заинтересованность.

Дальше – определитесь со структурой совещания. Как только вы внимательно выслушаете и намотаете себе на ус комментарии приглашенных на это мероприятие людей, у вас появится желание предложить основную цель собрания и четко сформулировать меры, которые необходимо предпринять для ее достижения. Мы рекомендуем вам задаться таким вопросом: если это мероприятие пройдет очень успешно, что люди почувствуют, узнают и в итоге сделают? Включите результаты, которых желаете достичь, в программу совещания, чтобы его участники знали, зачем они туда пришли и могли сказать вам, было ли это время проведено для них с пользой или нет. Судя по нашему опыту, люди редко уделяют должное внимание таким вещам. Собрания часто вносят в календарный план без какой-либо конкретной цели – просто, чтобы занять время, и в результате часто бывает так, что погонщик меняется местами с верблюдом: люди приходят на совещания просто потому, что чувствуют, что должны это делать. Даже – а может и особенно – летучки должны иметь четкую цель и ясно сформулированные желаемые результаты. Это держит людей в тонусе, а также способствует тому, что они осознают пользу потраченного времени.

Забронировать переговорную комнату в Coworking Platforma Art-Zavod

Следующим шагом является креативное планирование совещания. Сразу после того, как вы определитесь с его главной темой, а также поймете, каким может быть его успешный исход, вам следует составить программу. Люди обычно составляют план мероприятия в последнюю минуту, если вообще составляют. Для нас же организация и проведение совещаний подобны работе навигационного приложения Waze. Вот как достичь пункта назначения наиболее быстрым, безопасным и эффективным способом? Выражаясь метафорически, для начала вы должны разобраться, куда вам нужно попасть (на пляж? в город? в горы?), что в контексте планирования совещаний означает погрузиться с головой в нужды людей. Дальше вы указываете точный адрес и координаты, то есть определяете желаемою цель. Затем нужно выбрать маршрут. А для этого придется ответить на такие вопросы: вам нужно попасть в пункт назначения как можно быстрее? Вам необходимо ехать в объезд? Какая из дорог самая живописная? Возможно, есть в этом маршруте дороги, по которым вы уже столько раз ездили, что их лучше всего избегать? На что вам следует обратить особое внимание: ямы или пробки? На этом этапе, мы поощряем проявление креатива, и предлагаем людям ненадолго отойти от реальности и отбросить их первоначальные «коронные» идеи. А что если вы привнесете в ваши совещания капельку веселья? Что если начать и закончить это мероприятие каким-либо неординарным образом? Что если использовать фильм, картинки, поэзию или музыку для воодушевления? Что если обеспечить возможность обмена идеями и мыслями? И хотя вышеизложенное может звучать, как пустяк, это крайне важно. Совещания – это возможность не просто урегулировать дела, но и способствовать созданию здоровой обстановки внутри коллектива.

И наконец, апробируйте ваш план (устройте тест-драйв) так же, как разработчик передает первый прототип своего продукта в руки пользователей. В контексте проведения совещаний такой апробацией может быть предоставление черновика программы мероприятия его участникам. Их отклики помогут вам лучше проникнуться темой собрания, составить новые вопросы, проявить даже больше креатива в процессе планирования и увеличить ваш потенциал для успеха данного собрания.

Люди, которые прошли данные этапы планирования на пути к организации своих совещаний, заявляют об их неимоверном влиянии, как на эффективность таких мероприятий, так и на отношение сотрудников их компаний к ним. Каждый этап имеет свои преимущества. Погружение помогает людям чувствовать, что их слышат, и именно оно обеспечивает связь руководителей с сотрудниками. Структурирование помогает тем, кто проводит совещание, обеспечить наличие четких целей для каждого мероприятия. Воображение ведет к большему проявлению креатива, а также экспериментам в отношении планирования собрания. И наконец, предоставление чернового плана мероприятия – порой для того, чтобы просто получить отзыв о нем от пары-тройки людей – заставляет людей чувствовать себя значимыми, более ответственными на совещаниях, а также проявлять большую заинтересованность в успехе таких мероприятий.

Прохождение всех этих этапов в процессе организации каждого совещания может казаться обременительным, однако со временем вы научитесь тратить на это все меньше и меньше времени, и поймете, что небольшая предварительная подготовка значительно сэкономит вам время в дальнейшем. Вы будете проводить меньше совещаний, а они в свою очередь будут более продуктивными ­­­­– и порой даже веселыми.

Авторы: Майя Бернстейн (Maya Bernstein) и Рей Рингел (Rae Ringel)
Источник: hbr.org